Apartman Karar Defteri Nasıl Tutulur?

Apartman karar defteri, apartman yönetiminde alınan kararların düzenli ve resmi şekilde kayıt altına alındığı en önemli belgelerden biridir. Kat malikleri kurulunda alınan kararlar, toplantı tarihleri, gündem maddeleri, oy durumları ve imzalar bu deftere işlenir.

Bir apartmanda karar defteri düzenli tutulmuyorsa yönetim süreci zamanla karışabilir. Hangi karar ne zaman alındı, kimler toplantıya katıldı, hangi karar kabul edildi, kim karşı oy kullandı, yönetici hangi yetkiyle işlem yaptı gibi sorulara net cevap verilemez.

Bu yüzden apartman karar defteri sadece bir defter değildir. Yönetimin hafızasıdır. Hatta biraz iddialı söyleyelim: Apartmanda “biz bunu konuşmuştuk” cümlesini “evet, şu tarihte karar alınmış” seviyesine çıkaran şey karar defteridir.

Türkiye’de apartman ve site yönetimiyle ilgili temel çerçeve 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ile belirlenir. Kanunun 32. maddesine göre ana gayrimenkul, kat malikleri kurulu tarafından sözleşme, yönetim planı ve kanun hükümlerine göre verilen kararlarla yönetilir; kat malikleri, yönetici ve denetçiler bu kararlara uymakla yükümlüdür.

Apartman karar defteri nedir?

Apartman karar defteri; kat malikleri kurulunda alınan kararların yazıldığı, sayfaları numaralı ve noter tasdikli resmi kayıt defteridir.

Bu deftere apartmanla ilgili önemli kararlar yazılır. Örneğin yönetici seçimi, aidat tutarının belirlenmesi, bakım-onarım işleri, ortak alan kullanımı, güvenlik kararları, ek ödeme kararları, asansör bakım sözleşmesi veya bina tadilatı gibi konular karar defterine işlenebilir.

Karar defteri sayesinde apartman yönetimi sözlü beyanlara değil, yazılı ve imzalı kararlara dayanır. Bu da hem yöneticiyi hem de kat maliklerini korur.

Apartman karar defteri neden önemlidir?

Apartman karar defteri, yönetimin şeffaf ve düzenli ilerlemesi için büyük önem taşır. Çünkü apartmanda alınan kararların ileride ispatlanabilmesi gerekir.

Karar defteri sayesinde:

• Toplantıda alınan kararlar kayıt altına alınır.
• Yönetici hangi yetkiyle işlem yaptığını gösterebilir.
• Kat malikleri alınan kararları daha net takip eder.
• Aidat ve ek ödeme kararları belgelendirilir.
• Bakım, onarım ve tadilat kararları resmi hale gelir.
• İtiraz durumunda yazılı kayıt incelenebilir.
• Yönetici değişiminde eski kararlar kolayca devredilir.
• Apartman yönetiminde şeffaflık artar.

Karar defteri yoksa veya düzensiz tutuluyorsa, apartman yönetimi hafızaya kalır. Hafıza da malum; bazen “geçen yıl boya kararı almıştık” der, bazen “yok canım, sadece konuşmuştuk” der. Defter bu tartışmayı bitirir.

Apartman karar defteri zorunlu mu?

Kat Mülkiyeti Kanunu’nda kararların noter tasdikli deftere yazılması ve imzalanması düzenlenmiştir. Kanunun 32. maddesinde kat malikleri kurulu kararlarının, birden başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli deftere yazılacağı belirtilir; toplantıda bulunan kat malikleri tarafından imzalanır, karşı oy kullananlar da karşı oy sebebini belirterek imza koyar.

Bu nedenle apartman yönetiminde karar defteri ciddi bir kayıt aracıdır. Özellikle yönetici seçimi, aidat belirleme, büyük gider kararları ve ortak alanlarla ilgili kararlar mutlaka düzenli şekilde deftere işlenmelidir.

Karar defterini kim tutar?

Karar defterini genellikle apartman yöneticisi tutar. Yönetici, kat malikleri kurulunda alınan kararların deftere doğru şekilde yazılmasını ve imzaların tamamlanmasını sağlamalıdır.

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 36. maddesine göre yönetici; kat malikleri kurulu kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligat özetleri ile tarihlerini ve bütün giderleri ilgili deftere tarih sırasıyla yazmak, defteri ve gider belgeleriyle diğer belgeleri dosyada saklamakla yükümlüdür. Aynı maddede defterin her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması gerektiği de belirtilir.

Yani karar defteri “bir ara yazarız” denilecek bir evrak değildir. Yönetici için düzenli tutulması gereken temel yönetim kaydıdır.

Apartman karar defteri nasıl tutulur?

Apartman karar defteri tutulurken belirli bir düzen izlenmelidir. Kararlar açık, anlaşılır, tarihli ve imzalı olmalıdır.

Genel olarak karar defteri şu adımlarla tutulur:

1. Toplantı tarihi yazılır.
2. Toplantı yeri belirtilir.
3. Toplantıya katılanlar yazılır.
4. Gündem maddeleri sıralanır.
5. Her gündem maddesi için alınan karar net şekilde yazılır.
6. Oy durumu belirtilir.
7. Karşı oy varsa gerekçesi yazılır.
8. Toplantıya katılanlar imza atar.
9. Ek belgeler varsa dosyada saklanır.
10. Yıl sonunda noter kapanış işlemi takip edilir.

Bu düzen uygulandığında karar defteri çok daha anlaşılır ve güvenilir olur.

Karar defterine hangi bilgiler yazılmalıdır?

Karar defterine gelişigüzel notlar değil, toplantı ve karar sürecini açıkça gösteren bilgiler yazılmalıdır.

Bir karar kaydında şu bilgiler bulunmalıdır:

• Apartman veya site adı
• Toplantı tarihi
• Toplantı saati
• Toplantı yeri
• Toplantıya katılan kat malikleri
• Vekâleten katılan kişiler varsa bilgileri
• Toplantı gündemi
• Görüşülen maddeler
• Alınan kararlar
• Oy çokluğu veya oy birliği bilgisi
• Karşı oy kullananlar ve gerekçeleri
• Yönetici seçimi varsa yönetici bilgileri
• Aidat veya ek ödeme kararı varsa tutar ve dönem bilgisi
• Toplantıya katılanların imzaları

Bu bilgiler kararın ileride anlaşılmasını kolaylaştırır.

Karar defteri yazılırken dil nasıl olmalı?

Karar defterinde kullanılan dil sade, resmi ve net olmalıdır. Uzun, karmaşık, yoruma açık cümlelerden kaçınılmalıdır.

Örneğin şu ifade zayıftır:

“Bina için boya işi yapılması konuşuldu.”

Bunun yerine şu ifade daha doğrudur:

“Binanın dış cephe boya işinin yaptırılmasına, teklif alınması için yöneticinin yetkilendirilmesine ve maliyetin kat maliklerine arsa payı/yönetim planı esaslarına göre paylaştırılmasına oy çokluğu ile karar verildi.”

Karar net yazılmazsa ileride farklı yorumlanabilir. Karar defterinde amaç edebiyat yapmak değil, tartışmasız kayıt bırakmaktır. Roman değil, yönetim belgesi yazıyoruz.

Karar defterinde toplantı başlangıcı nasıl yazılır?

Karar defterinde toplantı başlangıcı şu mantıkla yazılabilir:

Örnek giriş metni:

“…… Apartmanı kat malikleri kurulu, ……/……/2026 tarihinde saat ……’de, …… adresinde, önceden bildirilen gündem maddelerini görüşmek üzere toplanmıştır. Toplantıya katılan kat malikleri ve vekilleri hazır bulunanlar listesinde gösterilmiştir. Yeterli çoğunluğun sağlandığı görülerek toplantı açılmıştır.”

Bu girişten sonra gündem maddeleri tek tek yazılabilir.

Karar defterinde yönetici seçimi nasıl yazılır?

Yönetici seçimi apartman karar defterinde en sık yazılan konulardan biridir. Yönetici seçimi yapılırken karar açıkça belirtilmelidir.

Örnek karar metni:

“Yapılan görüşme sonucunda …… T.C. kimlik numaralı/…… bağımsız bölüm maliki ……’nın …… Apartmanı yöneticisi olarak ……/……/2026 tarihinden itibaren bir yıl süreyle görev yapmasına oy çokluğu/oy birliği ile karar verilmiştir.”

Eğer dışarıdan profesyonel yönetim hizmeti alınacaksa hizmet veren kişi veya firmanın bilgileri de yazılabilir.

Karar defterinde aidat kararı nasıl yazılır?

Aidat kararı apartman yönetiminde çok hassas bir konudur. Bu nedenle karar defterine net şekilde yazılmalıdır.

Örnek aidat kararı metni:

“…… yılı için apartmanın tahmini ortak giderleri görüşülmüş, temizlik, elektrik, asansör bakım, bakım-onarım ve diğer ortak giderler dikkate alınarak aylık aidat tutarının her bağımsız bölüm için …… TL olarak belirlenmesine, aidatların her ayın …… gününe kadar yönetim hesabına ödenmesine oy çokluğu/oy birliği ile karar verilmiştir.”

Eğer aidat eşit değil de arsa payı veya farklı bir yönteme göre hesaplanacaksa bu yöntem açıkça yazılmalıdır.

Karar defterinde ek ödeme kararı nasıl yazılır?

Büyük bakım, onarım veya yenileme işlerinde ek ödeme kararı alınabilir. Bu kararın da açık şekilde yazılması gerekir.

Örnek ek ödeme kararı metni:

“Asansör yenileme/bakım-onarım işi için alınan teklifler değerlendirilmiş, …… firmasından …… TL bedelle hizmet alınmasına, bu giderin kat maliklerinden …… yöntemine göre tahsil edilmesine ve ödemelerin ……/……/2026 tarihine kadar yapılmasına oy çokluğu/oy birliği ile karar verilmiştir.”

Bu kararda işin konusu, tutarı, ödeme şekli ve son ödeme tarihi net olmalıdır.

Karar defterinde bakım-onarım kararı nasıl yazılır?

Bakım-onarım kararlarında yapılacak iş, yetkilendirilen kişi ve ödeme yöntemi belirtilmelidir.

Örnek bakım-onarım kararı metni:

“Binanın giriş kapısı ve ortak alan aydınlatmalarında oluşan arızaların giderilmesi için yöneticinin yetkilendirilmesine, gerekli servis ve malzeme alımlarının yapılmasına, oluşacak giderlerin apartman ortak gider bütçesinden karşılanmasına oy birliği/oy çokluğu ile karar verilmiştir.”

Bu şekilde yazıldığında yönetici, işlemi hangi karara dayanarak yaptığını gösterebilir.

Karar defterinde karşı oy nasıl yazılır?

Toplantıda alınan karara katılmayan kişiler varsa, bu durum karar defterine yazılmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nda karara aykırı oy verenlerin aykırılık sebebini belirterek imza koyacağı ifade edilmektedir.

Örnek karşı oy kaydı:

“…… bağımsız bölüm maliki …… alınan karara katılmadığını, gerekçe olarak …… hususunu belirttiğini ifade etmiş ve karşı oy gerekçesiyle birlikte imza atmıştır.”

Karşı oyların yazılması, ileride kararın nasıl alındığını daha net gösterir.

Karar defterinde imza neden önemlidir?

Karar defterinde imza, alınan kararın toplantıya katılan kişiler tarafından görüldüğünü ve kayıt altına alındığını gösterir.

Toplantıya katılan kat malikleri veya vekilleri karar defterini imzalamalıdır. İmzalar eksik kalırsa ileride kararın geçerliliği veya ispatı konusunda tartışmalar çıkabilir.

Bu nedenle toplantı bitmeden önce karar metni okunmalı ve imzalar tamamlanmalıdır. “Sonra imzalatırız” apartman yönetiminde en riskli cümlelerden biridir. Sonra o kişi şehir dışına çıkar, telefon açılmaz, defter ortada kalır.

Karar defteri ne zaman notere onaylatılır?

Karar defterinin noter tasdikli olması gerekir. Ayrıca Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 36. maddesinde defterin her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılmasının mecburi olduğu belirtilmektedir.

Bu nedenle yönetici, yıl sonunda kapanış veya gerekli tasdik işlemlerini ihmal etmemelidir. Uygulamada noter işlemleriyle ilgili detaylar değişebileceği için, işlem öncesinde ilgili noterden güncel belge ve prosedür bilgisi alınması faydalı olur.

Karar defterinde boş sayfa bırakılır mı?

Karar defterinde gereksiz boşluklar bırakılmamalıdır. Kararlar tarih sırasına göre yazılmalı, sayfa düzeni korunmalı ve sonradan ekleme yapılmış gibi görünmeyecek şekilde kayıt tutulmalıdır.

Boşluk kalması gerekiyorsa üzeri çizilerek kapatılabilir ve gerekirse açıklama yazılabilir. Ama en doğrusu kararları düzenli ve kesintisiz şekilde işlemektir.

Karar defterinde silinti ve kazıntı yapılır mı?

Karar defterinde silinti, kazıntı ve sonradan anlaşılmayacak değişiklikler yapılmamalıdır. Hata yapılırsa üzeri okunacak şekilde çizilmeli, yanına doğru bilgi yazılmalı ve mümkünse imza/paraf ile düzeltilmelidir.

Bu yaklaşım kayıt güvenilirliği açısından daha sağlıklıdır. Çünkü karar defteri resmi niteliği olan bir yönetim kaydıdır; karalama defteri gibi kullanılmamalıdır.

Karar defteri ile toplantı tutanağı aynı şey mi?

Karar defteri ve toplantı tutanağı birbirine çok yakın kavramlardır ama aynı şey gibi düşünülmemelidir.

Toplantı tutanağı, toplantıda görüşülen konuları ve alınan kararları gösteren belge olabilir. Karar defteri ise bu kararların işlendiği noter tasdikli resmi defterdir.

Uygulamada toplantı tutanağı hazırlanıp karar defterine geçirilir veya kararlar doğrudan deftere yazılır. Önemli olan, alınan kararların noter tasdikli defterde düzenli, tarihli ve imzalı şekilde bulunmasıdır.

Karar defterine giderler de yazılır mı?

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 36. maddesinde yöneticinin kat malikleri kurulu kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligat özetleri ile tarihlerini ve bütün giderleri ilgili deftere tarih sırasıyla yazacağı belirtilmektedir. Ayrıca defterin ve gider belgeleriyle diğer belgelerin dosyada saklanması gerektiği düzenlenmiştir.

Bu nedenle apartman yönetiminde sadece kararların değil, gider belgelerinin de düzenli saklanması çok önemlidir. Faturalar, makbuzlar, banka dekontları, sözleşmeler ve servis formları dosyada düzenli tutulmalıdır.

Hangi belgeler karar defteriyle birlikte saklanmalı?

Karar defteri tek başına yeterli değildir. Alınan kararların dayanakları ve uygulama belgeleri de saklanmalıdır.

Saklanması gereken belgeler şunlardır:

• Toplantı çağrı belgeleri
• Hazır bulunanlar listesi
• Vekâlet belgeleri
• Gider faturaları
• Banka dekontları
• Makbuzlar
• Servis formları
• Bakım sözleşmeleri
• Yönetim planı
• İhtar ve tebligat belgeleri
• Teklif formları
• İşletme projesi
• Gelir-gider raporları

Bu belgeler düzenli saklandığında yönetici, yaptığı işlemleri daha rahat açıklar.

Karar defteri tutarken en sık yapılan hatalar

Apartman yönetimlerinde karar defteriyle ilgili bazı hatalar çok sık görülür.

Kararları sonradan yazmak

Toplantıda alınan kararlar hemen yazılmalı veya kısa sürede deftere geçirilmelidir. Aylar sonra hatırlanarak yazılan kararlar eksik veya hatalı olabilir.

İmzaları eksik bırakmak

Karar defterinde imza eksikliği ileride tartışma çıkarabilir. Toplantıya katılanların imzaları tamamlanmalıdır.

Kararları belirsiz yazmak

“Boya yapılacak”, “aidat artırılacak” gibi belirsiz ifadeler yeterli değildir. Tutar, dönem, yetki ve uygulama şekli net yazılmalıdır.

Gündem maddelerini yazmamak

Toplantıda hangi konuların görüşüldüğü belli olmazsa kararların kapsamı tartışmalı hale gelebilir.

Karşı oyları yazmamak

Karara katılmayan kişilerin karşı oy gerekçeleri kayıt altına alınmalıdır.

Belgeleri saklamamak

Karar alınmış olsa bile fatura, dekont ve sözleşme gibi belgeler saklanmazsa işlemin dayanağı zayıflar.

Noter kapanışını ihmal etmek

Yıl sonu noter kapanış işlemlerinin unutulması yönetim açısından risk oluşturabilir. Bu yüzden takvim takibi yapılmalıdır.

Karar defteri kaybolursa ne yapılır?

Karar defterinin kaybolması ciddi bir sorundur. Böyle bir durumda apartman yönetimi öncelikle mevcut belgeleri, fotokopileri, dijital taramaları, toplantı tutanaklarını ve banka/gider kayıtlarını toparlamalıdır.

Yeni defter için noter süreci araştırılmalı ve gerekirse hukuki destek alınmalıdır. Çünkü karar defteri apartmanın geçmiş yönetim hafızasını içerir.

Bu yüzden karar defterinin fiziksel olarak güvenli yerde saklanması ve mümkünse önemli sayfaların dijital kopyalarının alınması faydalı olur.

Karar defteri dijital tutulabilir mi?

Karar defteri bakımından resmi noter tasdikli fiziki defter düzeni önemini korur. Ancak yönetimin günlük takibini kolaylaştırmak için dijital kayıt sistemleri kullanılabilir.

Yani yönetici, resmi karar defterini usulüne uygun tutarken; karar özetlerini, aidat bilgilerini, giderleri, duyuruları ve raporları dijital sistemde ayrıca takip edebilir.

Bu yöntem yönetimi ciddi şekilde kolaylaştırır. Fiziki defter resmi kayıt olur, dijital sistem ise günlük yönetim aracı olarak çalışır.

Dijital sistem karar defteri sürecini nasıl kolaylaştırır?

Dijital apartman yönetim sistemi, karar defterinin yerine geçmek için değil, yönetim sürecini daha düzenli hale getirmek için kullanılmalıdır.

Dijital sistem sayesinde:

• Toplantı kararları düzenli arşivlenebilir.
• Aidat kararları sistemde takip edilebilir.
• Gider kayıtları daha net tutulabilir.
• Borçlu daireler raporlanabilir.
• Duyurular sakinlere daha hızlı iletilebilir.
• Belgeler düzenli saklanabilir.
• Yönetici değişiminde bilgi kaybı azalır.
• Gelir-gider raporları daha kolay hazırlanır.

Karar defteri resmi hafızadır; dijital sistem ise bu hafızayı günlük yönetime bağlayan pratik araçtır.

AidatPro karar ve yönetim sürecine nasıl yardımcı olur?

AidatPro, apartman ve site yönetimlerinde aidat, ödeme, gider, duyuru, arıza/talep, güvenlik ve raporlama süreçlerini tek merkezden takip etmeye yardımcı olan modern bir yönetim yazılımıdır.

AidatPro ile yönetici:

• Aidat kararlarını uygulamaya daha düzenli yansıtabilir.
• Daire bazlı borçları takip edebilir.
• Ödeme geçmişlerini görebilir.
• Gelir-gider kayıtlarını düzenli tutabilir.
• Duyuruları sakinlere iletebilir.
• Raporları daha kolay inceleyebilir.
• Yönetim sürecini daha şeffaf hale getirebilir.

Böylece karar defterinde alınan kararların günlük yönetimde uygulanması daha kontrollü olur.

Apartman yöneticileri için pratik karar defteri kontrol listesi

Karar defteri tutarken şu kontrol listesi kullanılabilir:

• Defter noter tasdikli mi?
• Sayfa numaraları düzenli mi?
• Toplantı tarihi yazıldı mı?
• Toplantı yeri ve saati belirtildi mi?
• Katılanlar listesi hazır mı?
• Gündem maddeleri yazıldı mı?
• Alınan kararlar net mi?
• Oy durumu belirtildi mi?
• Karşı oylar yazıldı mı?
• İmzalar tamamlandı mı?
• Ek belgeler dosyaya alındı mı?
• Gider belgeleri saklandı mı?
• Yıl sonu noter kapanışı takip edildi mi?

Bu liste basit görünür ama yönetimde çok şey kurtarır.

Sonuç: Karar defteri apartman yönetiminin resmi hafızasıdır

Apartman karar defteri, yönetimin en önemli kayıt araçlarından biridir. Kat malikleri kurulunda alınan kararların, yönetici seçiminin, aidat kararlarının, bakım-onarım süreçlerinin ve önemli yönetim işlemlerinin düzenli şekilde yazılması gerekir.

Karar defteri noter tasdikli olmalı, kararlar açık ve anlaşılır şekilde yazılmalı, toplantıya katılanlar tarafından imzalanmalı ve ilgili belgeler dosyada saklanmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nda kararların deftere yazılması, belgelerin saklanması ve yıl sonunda defterin notere kapattırılması gibi hükümler açıkça düzenlenmiştir.

Ancak iyi yönetim sadece deftere karar yazmakla bitmez. Alınan kararların aidat, gider, duyuru ve raporlama süreçlerine doğru şekilde yansıtılması gerekir.

AidatPro ile apartman ve site yönetimleri bu süreci daha düzenli, daha şeffaf ve daha profesyonel hale getirebilir. Karar defteri resmi kayıt düzenini sağlar; AidatPro ise günlük yönetimi tek panelden takip etmeyi kolaylaştırır.

Unutmayın, apartman yönetiminde en güçlü cümle “böyle konuşmuştuk” değil, “karar defterinde böyle yazıyor” cümlesidir.